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Szenario des Lernfeldes 2

Sie haben gerade Ihre Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement in der Bärio GmbH begonnen. Leider steht Ihnen noch kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung. Aufgrund der guten derzeitigen wirtschaftlichen Lage wurden zusätzlich noch weitere Mitarbeiter eingestellt, daher müssen die Büroräume erweitert werden.

Wir freuen uns, dass unsere langjährige Mitarbeiterin, Frau Brink, ihre Arbeit wieder aufnimmt. Frau Brink ist nach einem schweren Unfall Rollstuhlfahrerin. Der Bärio GmbH ist es gelungen, eine Bürofläche im Obergeschoss anzumieten; diese befindet sich derzeit noch im Umbau. Die Geschäftsleitung stellt finanzielle Mittel zur Verfügung, die es ermöglichen, sowohl die alten als auch die neuen Räumlichkeiten nach neuesten ergonomischen, ökologischen und arbeitsschutzrechtlichen Gesichtspunkten zu gestalten. Durch die Maßnahmen erhofft sich die Geschäftsleitung eine signifikante Reduzierung des Krankenstandes und eine Verbesserung des Betriebsklimas.

Grundlegende Arbeitsprozesse wie die internen und externen Kommunikationsflüsse müssen schnellstmöglich angepasst werden. Die Umzugsmaßnahmen haben u. a. dazu geführt, dass Post nicht bearbeitet werden konnte... Meetings sind wichtig, um Probleme zu analysieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Bearbeitungshinweis: Das Szenario des Lernfeldes wird mithilfe eines Advanced Organizers¹ dargestellt.

Teilsequenzen
(Aufgabe/ Problemstellung im Szenario)

Curriculare Funktion
(Erkenntnisschritte/ Kompetenz-schwerpunkte)

Zeit

1.1  Teilsequenz: Arbeitsplatzgestaltung

Den Arbeitsplatz gestalten und einrichten

Da den SuS noch kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung steht, beauftragt die Geschäftsleitung der Bärio GmbH die Auszubildenden, eine Bestandsaufnahme der alten Büroarbeitsplätze durchzuführen und Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten. Sie reichen ihre Vorschläge zeitnah, schriftlich und DIN-gerecht ein. 

Die SuS setzen sich mit dem vorhandenen Arbeitsplatz auseinander und führen eine Bestandsaufnahme durch. Sie vergleichen die Ist-Aufnahme mit den Soll-Vorgaben laut ArbStättV und BildScharbV über Bürostuhl, Bürotisch und Bildschirmarbeitsplatz. Es geht dabei nicht um die korrekten Einzelangaben lt. Gesetz; vielmehr um die Einsicht, welche Auswirkungen nicht ergonomische Arbeitsplätze für AN und folglich auch für AG haben. Sie beachten, dass die Arbeitsplätze auch für Menschen mit Handicap optimal gestaltet werden. Die Gestaltung erfolgt unter ergonomischen, ökologischen und ökonomischen Aspekten, um die eigene Gesundheit zu erhalten und die Leistungsfähigkeit zu optimieren. Sie achten auch auf eine gesunde Körperhaltung.

IuK: Computerarbeitsplatz
ReN: Rechtsverständnis
IBB: Gesundheitsförderung

Die SuS erstellen eine Soll-Checkliste für die vorhandenen wie für die zu planenden Büroarbeitsplätze. Sie beurteilen, welche Büromöbel und Geräte sie für die Optimierung ihrer Prozesse benötigen. Vorschläge an die GL sollen zeitnah, schriftlich und DIN-gerecht eingereicht werden. Dazu erhalten die SuS erste Informationen zur Gestaltung einer internen Mitteilung. (Grundsätze der Formatierungen, Absatzgestaltung, Textausrichtung, Zahlengliederungen...).

BwP: Büromanagement
PLA: Selbständig Lernen und Arbeiten organisieren
SIK: mündliche und schriftliche Kommunikation

Die SuS bereiten eine erste Mitarbeiterschulung vor zum Thema: „Ökologisches Verhalten am Arbeitsplatz" (Gruppenarbeit: Hilfsmittel: Moderationskoffer). Dazu gehören auch die ökologischen Aspekte bei der Beschaffung von Büromöbeln, Bürogeräten und Büromaterial, inkl. der aktuellen Umweltsiegel. Sie erkennen Gefahren für Gesundheit und Umwelt von Schadstoffen, die im Büroalltag Verwendung finden und realisieren Vermeidungsmöglichkeiten.

PLA: Präsentieren

1. Klassenarbeit

1.2 Teilsequenz: Arbeitsraumgestaltung

Den Arbeitsraum gestalten unter Berücksichtigung der Umweltbedingungen und Unfallschutzvorschriften

Die Geschäftsleitung hat entschieden, das Obergeschoss anzumieten. Nach Besichtigung der neuen Bürofläche stellen die SuS fest, dass diese eine flexible Arbeitsraumgestaltung zulässt.

Die SuS erkennen die Wirkung der Umweltbedingungen: Klima, Beleuchtung, Lärm und Farbe (Gefahrenzeichen) auf die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der AN. Sie sehen die wirtschaftlichen Interessen des AG im Spannungsfeld mit den optimalen Arbeitsbedingungen für den AN. Sie achten darauf, Energie/-kosten einzusparen.

Die SuS berücksichtigen bei der Arbeitsraumgestaltung das berufsgenossenschaftliche Regelwerk (BGV, BGR, BGI [= Unfallverhütungsvorschriften]).

Die SuS recherchieren die verschiedenen Raumformen (Einzel-, Gruppen-, Großraumbüro und ggf. non-territoriales Büro) und erarbeiten daraus Vorschläge für eine (flexible) Raumgestaltung.

PLA: Informationen erschließen

IBB: Gesundheitsförderung

BwP: Büromanagement

WuC: Wertschöpfungsprozesse

ReN: Rechtsverständnis

SyV: Wirtschaftliches Denken

2. Klassenarbeit (Raum, Klima,Lärm)

10 Std.

2. Teilsequenz: Kommunikationsflüsse

Gestaltung der internen und externen Kommunikationsflüsse

Zu unserer großen Freude ist der Arbeitsraum mit den ergonomischen Arbeitsplätzen bezugsfertig. Die Post der letzten Woche konnte nicht bearbeitet werden, da alle Mitarbeiter in den Umzug eingebunden wurden. Außerdem tauchte beim Umräumen eine Kiste mit Dokumenten aus den letzten 15 Jahren auf.

Die Post liegt nun auf dem Schreibtisch und wartet auf Bearbeitung. Darüber hinaus wurde auch das Postfach nicht geleert. Kunden warten auf Angebote, Lieferanten auf Auftragsbestätigungen und Zahlungseingänge.

Die SuS kennen die Arten von eingehenden Informationen.

Die SuS bearbeiten die ein- und ausgehende Post per E-Mail. Sie nutzen das Intranet/Internet sowie soziale Netzwerke für die Kommunikation. Sie halten die Regeln der Netiquette (Etikette im Netz) ein, um eine positive Außenwirkung für das Unternehmen zu erzielen. Sie verwenden Formulare, um Gesprächsnotizen anzufertigen.

Die SuS erkennen, dass zur Unterstützung der Kernprozesse (Beschaffung/Absatz) die sachgerechte Bearbeitung von Postein- und –ausgängen professionell erledigt werden muss. Eine verzögerte Bearbeitung kann zu wirtschaftlichen Nachteilen führen (kein Skonto, Kundenverlust).

IBB: Identität und Berufsrolle

SyV: System der Unternehmung/Wirtschaftliches Denken

BwP: Marketing

IuK: Kommunikationssysteme

Die SuS entscheiden, ob Post entgegengenommen werden darf (Postvollmacht) und kennen die Vorteile eines Postfaches.  Sie beachten den Datenschutz beim Öffnen und Weiterleiten der Schriftstücke.  

Sie kennen die Prozesskette beim Posteingang (aussortieren, öffnen, entnehmen, kontrollieren, stempeln und verteilen) und die nötigen Bürogeräte zur Unterstützung.

Sie kennen die Prozesskette beim Postausgang: SuS adressieren DIN-gerecht und wenden angemessene Falztechniken an. Sie kennen die Papier- und Briefhüllenformate.

SuS kuvertieren, wiegen, frankieren und liefern aus. Dabei entscheiden sie sich für kostengünstige Versanddienstleister und Versandarten.

BwP: Büromanagement

WuC: Wertschöpfungsprozesse

Sie kennen die betrieblichen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Wertigkeitsstufen. Sie erstellen einen Schriftgutkatalog und können damit entscheiden, welche Dokumente entsorgt werden können.

Sie legen Dokumente in geeignete Schriftgutbehälter unter Anwendung verschiedener Ordnungssysteme ab. Ggf. nutzen sie einen Aktenplan.

Die SuS erkennen die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements und beachten die betrieblichen Vorschriften zur Datensicherheit. Sie schützen Dokumente vor Verlust, Beschädigung und vor dem Zugriff Unbefugter. SuS wählen entsprechende klassische oder digitale Speichermedien und -orte.

IuK: Computerarbeitsplatz und Kommunikationssysteme

ReN: Rechtsverständnis

BwP: Büromanagement

1. Klassenarbeit im 2. Halbjahr

22 St.

3. Teilsequenz

Begleitung und Unterstützung von internen Sitzungen/Meetings

Die Umzugsmaßnahmen sind nicht spurlos an den Mitarbeitern vorbeigegangen. Der Krankenstand steigt, die Unzufriedenheit wächst… Der Betriebsrat führte deshalb zum Thema Arbeitszufriedenheit eine Umfrage durch. Die katastrophalen Ergebnisse der Umfrage werden u. a. auf der anstehenden Teamsitzung diskutiert, um Gegenmaßnahmen zu ergreifen. SuS laden zur Sitzung ein, erstellen die Tagesordnung und nehmen u. a. die folgenden TOPs auf:

• Zeitmanagement
• Stressmanagement
• Konflikte (auch im Team)
• Teamarbeit/-entwicklung

Sie bereiten sich intensiv auf die Inhalte der Tagesordnung vor.

SuS erkennen die Vorteile von Terminplanungsprogrammen im Vergleich zu traditionellen Hilfsmitteln wie Kalender oder Terminmappe, um Termine zu koordinieren. Sie berücksichtigen Arbeitszeitgesetz/Jugendarbeitsschutzgesetz einschließlich der Pausenregelungen.

Sie erstellen eine Checkliste zur Vorbereitung von Sitzungen und schreiben eine Tagesordnung. Zur Nachbereitung der Sitzungen werden Protokolle erstellt.

SuS erkennen, dass mangelhaftes Zeitmanagement zu Stress und damit zu gesundheitlichen Problemen führen kann. Deshalb wenden sie Zeitmanagementsysteme an. Sie wenden Strategien zur Bewältigung von Stress, Burn-Out und Mobbing an.

2. Klassenarbeit im 2. Halbjahr

SuS erkennen Konflikte und wenden Strategien zur Vermeidung an.

SuS erkennen die Vorteile von Teamarbeit und reagieren angemessen in den 5 Phasen der Teamentwicklung. Bei der Teamzusammenstellung beachten sie die verschiedenen Charaktere (nach Belbin).

SIK: schriftliche Kommunikation

IUK: evtl. Textverarbeitungssoftware/Kommunikationssysteme

BwP: Büromanagement

IBB: Gesundheitsförderung

SyV: wirtschaftliches Denken

ReN: Arbeitsrecht

26 Std.