Beschaffungsrichtlinien

Beschaffungsrichtlinien der baerio GmbH

1             Präambel

Wir bei der baerio GmbH fühlen uns dem Gedanken der Nachhaltigkeit verpflichtet. Die Erhaltung einer lebenswerten Umwelt und die Förderung einer freien, diskriminierungsfreien Gesellschaft mit hohen sozialen Standards gehören für uns als grundlegend dazu. Alles, was wirtschaftlich vertretbar ist, werden wir diesen Zielen unterordnen.

2             Unsere Beschaffungskriterien

2. 1        Allgemeine Grundsätze

Alle Produkte, die wir vertreiben, sollen die Umwelt bei der Produktion, beim Vertrieb, bei der Nutzung und der Entsorgung so wenig wie möglich belasten.

Bei der Beschaffung achten wir deshalb auf die Kennzeichnung mit bewährten Labeln. Gibt es kein passendes Label, wird versucht, die jeweils bei Produktion, Verteilung, Nutzung und Entsorgung der Produkte vorrangig zu berücksichtigenden ökologischen Auswirkungen einzuschätzen, z. B. Primärenergieverbrauch, Wasserverbrauch, Emissionen.

Erscheinen Produkte nach den ökologischen Kriterien gleichwertig, so sind diejenigen Produkte zu bevorzugen, deren Produktion nach sozialen Gesichtspunkten als höherwertig einzuschätzen ist. Dazu ist ein Angebotsvergleich anzustellen. Nach Möglichkeit soll der SA8000-Standard^[1] nachgewiesen werden.

2.2        Druck- und Kopierbedarf

Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass der Grundbedarf an Druck- und Kopierpapieren mit Recyclingpapier gedeckt werden kann und soll. Geeignete Papiere müssen zur Aufnahme in unser Sortiment über mindestens eines der folgenden Labels verfügen:

Weitergehender Bedarf z. B. für hochwertige Grafiken und Urkunden wird durch Mischpapiere bzw. Papiere aus Frischzellstoff gedeckt. Die von uns vertriebenen Papiere müssen sämtlich mit dem FSC-Label für den nicht aus Recyclingmaterial bestehenden Anteil ausgestattet sein.

Druckmedien (Tinten, Toner) sollen schadstoffarm, Behälter bereits wiederbefüllt (rebuilt) bzw. wiederbefüllbar, mindestens recycelbar sein.

2.3         Büroorganisation

Für Produkte dieser Warengruppe muss sichergestellt werden, dass Papp- oder Papieranteile aus recyceltem Material bestehen. (Label s. 2.2)

PVC-haltige Produkte gehören nicht in unser Sortiment! Enthalten Produkte Kunststoffe, sind Biopolymere zu bevorzugen. Polyethylen (PE) und Polypropylen (PP) sind akzeptabel.

2.4         Rund um den Schreibtisch

Grundsätzlich gilt es, in diesem Segment auf Schadstofffreiheit, mindestens Schadstoffarmut zu achten! Neben den Produkten mit dem „blauen Engel“ (vgl. 2.2) sind auch die als „besonders empfehlenswert“ geltenden Produkte nach Einschätzung der Stiftung Warentest und die Empfehlungen durch Ökotest als Referenz ausreichend.

2.5         Beleuchtung

Leuchten und (Ersatz-)Lampen sind hinsichtlich ihrer Energieeffizienz mindestens der Klasse A zugeordnet. Nach Möglichkeit enthalten die Leuchtmittel kein Quecksilber. Ist dies doch der Fall, müssen sie besondere durch quecksilberfreie Leuchtmittel nicht zu erzielende Eigenschaften (z. B. tageslichtähnliches Spektrum) aufweisen.

2.6         Büromöbel

Alle von uns vertriebenen Büromöbel entsprechen den einschlägigen DIN-Normen und tragen das GS-Siegel für geprüfte Sicherheit, nach Möglichkeit ergänzend ein entsprechendes TÜV-Siegel.

Alle Möbel sind tropenholzfrei! Verarbeitete Hölzer entstammen nachhaltiger Forstwirtschaft.

Die Möbel sind schadstoffarm und nach Möglichkeit formaldehydfrei (z. B. verarbeitete Spanplatten: Emissionsklasse F0).

Darüber hinaus erfüllen die von uns vertriebenen Büromöbel die Anforderungen an die ergonomische Gestaltung von Büroarbeitsplätzen. Nach Möglichkeit bieten wir zertifizierte Produkte an:

2.7         Präsentationsbedarf

Papieranteile aller Produkte haben Recyclingqualität. Sonstige Anteile sind, wenn nicht schadstofffrei, mindestens schadstoffarm.

Projektoren verfügen über ein entsprechendes Zertifikat und sind u. a. ausgewiesen energieeffizient:

2.8         Eigenbedarf

Für den Eigenbedarf sind besonders strenge Kriterien anzulegen.

Werden Produkte zur Verpflegung bzw. Bewirtung beschafft, so sind vorzugsweise solche auszuwählen, die mindestens eine der folgenden Kennzeichnungen aufweisen:

Für den Eigenbedarf an Reinigungsmitteln ist darauf zu achten, dass sie möglichst zu 100 % biologisch abbaubar sind. Diese Kennzeichnung kann eine Orientierung geben:

Bei der Beschaffung für den Eigenbedarf an Computern (PC), Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten mit Druckfunktion, Datenträgervernichter (Schredder), Laptops u. a. soll auf Lärmemissionen und Energieeffizienz geachtet werden. Hilfreiche Kennzeichnung:

Bei der Auswahl des Stromanbieters ist darauf zu achten, dass er mindestens eines der folgenden Zertifikate nachweist:

3                 Zuständigkeiten

Nach diesen Richtlinien arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der baerio GmbH.

3.1         Wertgrenzen

Die mit der Sachbearbeitung Betrauten entscheiden im Rahmen dieser Richtlinien über Beschaffungen im Wert von bis zu 10.000,00 (zehntausend) Euro (netto) pro Kauf bei bekannten Lieferern. Soll von bisher unbekannten Lieferern bezogen werden, ist die Zustimmung der Abteilungsleitung bei erstmaliger Beschaffung einzuholen.

Beschaffungen im Wert (netto) von bis zu 100.000,00 (hunderttausend) Euro pro Kauf bedürfen der Entscheidung durch die Abteilungsleitung. Die Durchführung erfolgt nach entsprechenden Vorgaben durch einen Sachbearbeiter bzw. eine Sachbearbeiterin.

Erfüllt ein Lieferer die in diesen Richtlinien aufgestellten Kriterien nicht, so kommt er als Geschäftspartner der baerio GmbH grundsätzlich nicht in Frage. Soll er uns aus darzulegenden Gründen doch beliefern, weil es keine im Sinne dieser Richtlinien bessere Alternative gibt, so ist vor erstmaliger Bestellung eine Entscheidung der Geschäftsführung abzuwarten.

4                 Revision

Diese Richtlinien werden alle drei Jahre grundsätzlich geprüft und gegebenenfalls geändert.

Mindestens einmal pro Jahr muss für jede Produktgruppe sichergestellt werden, dass die aktuellen Lieferer das beste Preis-Leistungs-Verhältnis im Sinne dieser Richtlinien bieten. Zu diesem Zweck erfolgen entsprechende Angebotsvergleiche.

Berlin, 25.06.2014

[1] internationaler Standard mit dem Ziel, Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern zu verbessern